Deze week stond in het teken van het bouwen aan een teamcultuur binnen Bureau Architectuur. Een interessante uitdaging, aangezien “teams” niet echt een gangbaar concept zijn binnen de beleidsafdelingen om ons heen. Terwijl wij proberen als team te functioneren, werkt de organisatiestructuur daaromheen volgens een andere logica – een logica die diep verankerd zit in de bijvoorbeeld de emailcultuur.

“Geen email? Ben je serieus?”

Het contrast werd pijnlijk duidelijk toen het voorstel om “geen email te gebruiken voor interne teamcommunicatie” bijna met ongeloof werd ontvangen. Het klonk voor sommigen als een radicaal, misschien zelfs lachwekkend idee – terwijl dit voor mensen met een achtergrond in bijvoorbeeld de tech wereld een volkomen normale praktijk is. Voordat ik bij de overheid kwam emailde ik alleen met mensen buiten de organisatie, nooit met collega’s.

Dit illustreert een fundamenteel verschil in werkwijzen: email is asynchroon, maar creëert geen gedeelde context of transparantie binnen een team. Het is perfect voor formele communicatie tussen afdelingen, maar een teamcultuur floreert juist bij open, toegankelijke en gedeelde communicatie.

De email-inbox is een persoonlijke, afgesloten ruimte. Kennis die daar belandt, verdwijnt in een digitaal moeras waar teamgenoten geen toegang toe hebben. Beslissingen die via email worden genomen, missen de transparantie die nodig is voor gezamenlijk eigenaarschap. En de eindeloze CC- en BCC-ketens creëren meer ruis dan duidelijkheid.

Van email naar kanalen

Toch zien we vooruitgang. Bijna iedereen is nu actief op Mattermost, wat een kleine maar belangrijke stap is. We migreren langzaam maar zeker van afgesloten inboxen naar open kanalen waar informatie gedeeld, gevonden en besproken kan worden.

Een belangrijke les die we daarbij leren: ook binnen Mattermost moet je waken voor de verleiding om te veel via directe, 1-op-1 berichten te communiceren. De echte kracht zit juist in de gedeelde kanalen, georganiseerd rond onderwerpen. Daar kunnen context, transparantie en gedeelde kennis ontstaan, en kan serendipiteit zijn werk doen – wanneer iemand toevallig iets oppikt wat relevant is voor hun werk, zonder dat ze specifiek werden aangesproken.

We kunnen steeds meer samenwerken via GitHub, wat niet alleen technisch werk verbetert maar ook onze manier van samenwerken structureert. Code reviews, pull requests en issues zijn meer dan technische instrumenten – het zijn fundamenteel andere manieren om samen te werken dan het heen-en-weer sturen van documenten als bijlagen.

Het duurt langer dan ik aanvankelijk had verwacht. Verandering kost tijd, vooral wanneer het gaat om het aanpassen van ingesleten werkgewoonten en cultuur, maar we komen er wel.

Verwachtingen afstemmen

Een interessant aspect is hoe de verwachtingen over teamrituelen uiteenlopen. Waar sommigen gewend zijn aan wekelijkse of tweewekelijkse retro’s, verwachtten anderen dat dit misschien één keer per kwartaal zou plaatsvinden. Deze verschillen weerspiegelen niet alleen eerdere ervaringen, maar ook opvattingen over wat een team is en hoe het zou moeten functioneren.

Een van onze grootste uitdagingen is om ons werk zichtbaar te maken. Dat we al ons werk op een bord weten te vangen is volgens mij cruciaal. In een omgeving waar traditioneel veel werk in documenten, emails en vergaderingen gebeurt, is het een cultuuromslag om alles visueel en transparant te maken.

Volgende stappen

Misschien is het benoemen van de uitdaging al een deel van de oplossing: we bouwen een teamcultuur in een omgeving die niet rond teams is georganiseerd. Net zoals bij andere vernieuwingen binnen de overheid gaat het om het vinden van de juiste balans tussen het nieuwe en het bestaande.

De komende tijd werken we aan het brengen van structuur in ons werk, op zo’n manier dat we steeds meer als team gaan functioneren.

Maar email is niet dood?

Als je dit leest en denkt: “maar email werkt toch prima voor ons?”, dan nodig ik je uit om eens te reflecteren op hoeveel informatie opgesloten zit in jouw inbox die waardevol zou kunnen zijn voor je collega’s. Hoeveel beslissingen worden gemaakt in emailketens die beter zouden zijn met bredere input? Hoeveel kennis gaat verloren wanneer iemand vertrekt en hun inbox meeneemt? En dan heb ik het nog niets eens over al die bijlagen die verstuurd worden. Waar is de laatste versie van dat belangrijke document? Waarschijnlijk in een mailbox van een ander.

Email is niet dood – en zal dat ook niet snel zijn. Maar voor interne teamcommunicatie is het tijd om verder te kijken. De reis gaat door, en week voor week maken we vooruitgang – met vallen en opstaan, maar met een duidelijk doel voor ogen: een team dat echt samenwerkt, niet alleen maar correspondeert.